Kunci Sukses Duta Transformasi Kementerian Keuangan RI

Saat ini berbagai organisasi tengah melirik bagaimana Kementerian Keuangan Republik Indonesia (Kemenkeu RI) mendorong transformasi di lingkungan kerja melalui Duta Transformasi. Transformasi yang telah disiapkan, harapannya dapat menjadi cikal bakal perubahan positif secara sistemik, dan semua inisiatif dampak ini bermula dari Kemenkeu RI ingin menciptakan  perbaikan yang bersifat progresif dan berkelanjutan.

Dengan menggunakan pendekatan Kerangka Dampak Maxima, transformasi organisasi dapat dilakukan sesuai dengan tahapan proses untuk mencapai dampak yang dituju. Seperti yang telah diulas pada artikel sebelumnya, kerangka ini terdiri atas empat fase, yaitu Intentional Impact, Accountable Impact, Scalable Impact, dan Systemic Impact. Dengan mengkaji studi kasus program Duta Transformasi, sebuah inisiatif dampak dari Kemenkeu RI akan mengulik lebih dalam bagaimana fase pertama, yaitu Intentional Impact mampu menjadi landasan yang kuat dalam melakukan transformasi organisasi.

Gambar 1. Diagram Maxima Impact Framework Milik Maxima Impact Consulting, 2024.

Landasan inisiatif dampak Kemenkeu RI dimulai dari keinginannya untuk melakukan penguatan kelembagaan melalui perbaikan yang bersifat progresif dan berkelanjutan sesuai dengan Cetak Biru Transformasi Kelembagaan Tahun 2014-2025. Program yang diusung untuk merealisasikan semangat tersebut adalah program Reformasi Birokrasi dan Transformasi Kelembagaan (RBTK) yang kemudian dibentuklah suatu tim khusus, yaitu Duta Transformasi yang berisikan peran sebagai Change Agent & Lighthouse Team.

Secara umum, Duta Transformasi diharapkan dapat menjadi role model dalam menerapkan inisiatif pola pikir yang berfokus pada perbaikan proses bisnis dan peningkatan layanan kepada para pengguna jasa. Berikut peran dan fungsi Duta Transformasi secara mendetail:

Gambar 2. Diagram Peran Duta Transformasi  Kementerian Keuangan Republik Indonesia, 2022.

Untuk mengawal terlaksananya inisiatif ini, Kemenkeu RI mendirikan CTO (Central Transformation Office) sebagai pengelola kegiatan transformasi dan reformasi birokrasi dalam melakukan pendampingan terhadap program kerja yang dilaksanakan oleh Duta Transformasi. Hal ini menjadi indikasi awalnya sebuah perubahan positif dengan menemukan koalisi yang tepat dari inisiatif yang akan dilakukan dengan melibatkan berbagai stakeholders.

Secara fungsi, CTO hadir untuk melakukan analisis mengenai dampak dan manfaat terhadap perubahan yang dihasilkan dari inisiatif yang telah dilakukan oleh para Duta Transformasi. Secara ringkas, CTO menguraikan realisasi program Tim Duta Transformasi ke dalam tiga pilar, yaitu:

Tiga Pilar Duta Transformasi

1. Peningkatan kapasitas SDM pegawai Kemenkeu RI atau masyarakat
2. Pelaksanaan kerja sama unit Kemenkeu RI dengan instansi lainnya
3. Peningkatan efektivitas proses bisnis

Meninjau inisiatif dampak dari praktik Duta Transformasi melalui kacamata Kerangka Dampak Maxima, inisiatif ini masuk ke dalam fase Intentional Impact. Kondisi ini dilihat dari Kemenkeu RI yang secara sadar melalui program Duta Transformasi dapat menumbuhkan sense of urgency dan menentukan visi perubahan yang ditandai dengan dibentuknya Cetak Biru Transformasi Kelembagaan 2014-2025 yang membawa semangat  perbaikan yang bersifat progresif dan berkelanjutan.

Lihat juga: Usia Bisnis Pendek Tanpa Transformasi Organisasi, Mengapa?

Sebagai konsultan dampak, Maxima menilai inisiatif program Duta Transformasi telah membantu Kemenkeu RI dalam mendampingi para Duta Transformasi dalam menjalankan inisiatif-inisiatif perubahannya. Maxima berperan menggerakan level transformasi Kemenkeu RI dari tahapan intentional impact menjadi accountable impact.

Maxima juga memberikan pembekalan kepada duta transformasi agar inisiatif perubahannya yang dilakukan menjadi lebih terukur dan berorientasi pada outcome alih alih output. Hal ini sejalan dengan hasil temuan Boston Consulting Group pada beberapa perusahaan bahwa perusahaan mendapatkan manfaat yang jauh lebih besar ketika mereka mengadopsi sistem tata kelola yang outcome-oriented sembari menyelaraskan kegiatan dengan strategi, namun tetap memberikan kebebasan kepada tim untuk membangun strategi dalam mencapai tujuannya. (BCG, 2020)

Program Duta Transformasi Kemenkeu RI dilaksanakan perdana pada bulan Maret sampai September 2022 berhasil memberikan dampak bagi para pemangku kepentingan Kemenkeu RI, baik internal (70.48%) maupun eksternal yang terdiri dari UMKM (23.79%) , pemerintah daerah (1.94%), dan penerima manfaat lainnya (2.43%).

Gambar 3. Dokumentasi Maxima

Program ini berhasil mengakselerasi perubahan di lingkungan kerja, tidak hanya dari sisi keefektifan tugas pokok dan fungsi serta kompetensi dan pengetahuan, tetapi juga membantu pegawai membangun kebermaknaan dan kebermanfaatan pekerjaan mereka di lingkungan sekitarnya, secara khusus untuk kegiatan yang melibatkan para pemangku kepentingan eksternal.

Lebih dari itu, program ini juga mendorong munculnya lebih banyak inisiatif untuk melakukan pertukaran informasi dan pengetahuan di antara para pegawai yang bisa meningkatkan koordinasi dan kolaborasi di antara unit-unit kerja di lingkungan Kemenkeu RI.

Hal ini sejalan dengan yang disampaikan oleh Thomas A. Horan (2020) dalam tajuk “The Arc of Purposeful Leadership”. Menghubungkan tim dengan tujuan yang jelas dari sebuah organisasi adalah strategi inti untuk mencapai kinerja tinggi dari para stakeholders yang diberdayakan. Tujuan tersebut juga dapat menyatukan tim dan memotivasi mereka untuk tetap gigih dan senantiasa melakukan upaya kolaboratif yang efektif dengan berbagai individu yang dapat dilibatkan. Lebih lanjut, Horan juga menyampaikan bahwa tujuan tidak hanya harus jelas, tetapi juga perlu bermakna dan memiliki sistem di mana setiap progres dapat dilacak dan diapresiasi.

Ingin memulai inisiasi dampak melalui transformasi organisasi? Let’s discuss with us!