Setiap manusia di dunia ini pasti mengalami berbagai macam masalah, baik masalah kecil maupun masalah besar. Cara menyikapi masalah tentulah berbeda-beda. Ada yang memendam masalahnya. Ada yang lari. Ada juga yang berani menghadapi masalahnya, kemudian mencoba mencari solusi atas masalah yang dialami. Di antara banyaknya masalah, yang menjadi pertanyaan ialah apakah diri sudah menyelesaikan masalah yang benar-benar prioritas?

Albert Einstein pernah mengatakan bahwa jika ia diberi waktu satu jam untuk melindungi bumi, ia akan menghabiskan 59 menit untuk mendefiniskan masalah yang terjadi dan dalam waktu 1 menit, ia akan mencoba untuk menyelesaikan masalah tersebut. Dalam hal ini, didapati bahwa perlunya mendefiniskan masalah yang terjadi pada diri, agar dapat menyelesaikan masalah yang menjadi akar dari masalah yang lain.

Mendefiniskan masalah terlebih dahulu, tentunya tidak hanya berlaku pada masalah yang dialami oleh diri sendiri, tetapi juga yang dialami oleh sebuah perusahaan atau organisasi. Menurut Dwayne Spradlin (2012), dalam mengembangkan produk, proses atau proyek inovasi, sebagian besar organisasi atau perusahaan tidak cukup teliti dalam mendefinisikan masalah yang akan diselesaikan dan mengartikulasikan alasan masalah itu penting. Hal ini dapat menyebabkan organisasi atau perusahaan kehilangan peluang, sumber daya dan akhirnya mengejar inisiatif inovasi yang tidak selaras dengan strategi yang ditetapkan.

Lalu, bagaimana caranya untuk mendefinisikan masalah yang tepat untuk diselesaikan?

 

Mendefinisikan Masalah yang Tepat

Dwayne Spradlin membagikan caranya dalam menemukan masalah yang tepat diselesaikan. Cara ini sudah dibuktikan di perusahaannya yang bernama InnoCentive. Perusahaan tersebut berhasil membantu lebih dari 100 korporasi, organisasi pemerintah dan lembaga agar meningkatkan kualitas dan efisiensi dalam berinovasi serta mampu meningkatkan performa. Adapun cara untuk mendefiniskan masalah yang tepat, dapat diimplementasikan dengan melakukan beberapa langkah, sebagai berikut:

• Menetapkan kebutuhan akan solusi. Tujuan dari langkah ini untuk mengartikulasikan masalah dengan cara yang sederhana. Terdapat pertanyaan pemantik dalam mengartikulasikan masalah yaitu:

1. Apa kebutuhan dasar yang paling dibutuhkan?. Jawaban dari pertanyaan ini, berfokus pada kebutuhan yang menjadi masalah inti, dibandingkan memikirkan solusi terlebih dahulu.
2. Apa hasil yang diinginkan?. Pertanyaan ini perlu diatasi secara kualitatif dan kuantitatif, sehingga tujuannya dapat spesifik.
3. Siapa yang diuntungkan dan mengapa?. Tujuan dari pertanyaan ini ialah sebagai stimulus agar organisasi atau perusahaan mampu mengidentifikasi calon pelanggan dan penerima manfaat.

• Menjustifikasi kebutuhan yang telah ditentukan. Hal ini dikarenakan agar menjelaskan alasan organisasi atau perusahaan harus berusaha menyelesaikan masalah yang terjadi. Tentu, dalam justifikasi, terdapat pertanyaan pemantik, di antaranya:

1. Apakah upaya selaras dengan strategi?. Dalam justifikasi kebutuhan, diperlukan pertimbangan apakah masalah yang akan diatasi sesuai dengan tujuan strategis dan prioritas organisasi atau perusahaan.
2. Apa manfaat yang diinginkan untuk perusahaan dan bagaimana mengukurnya?. Tentu hal ini menjadi penting, misalkan jika organisasi atau perusahaan waralaba, manfaat yang diinginkan lebih ke pencapaian target pendapatan atau pangsa pasar tertentu. Sementara, organisasi atau perusahaan nirlaba, lebih manfaat yang berdampak besar bagi sosial.
3. Bagaimana memastikan solusi dapat terimplementasi?. Hal ini bertujuan agar solusi dapat mengatasi masalah inti yang terjadi, sehingga dapat menjadi tepat sasaran. Tentunya, organisasi atau perusahaan perlu berdikusi lebih dalam dan merinci masalah yang ada.

• Mengontekstualisasikan masalah. Dalam hal ini diperlukan penelitian mengenai upaya yang pernah dilakukan, sehingga solusi baru mudah ditemukan, serta menghemat waktu dan sumber daya. Selain itu, akan memantik pemikiran yang inovatif. Beberapa pertanyaan yang dapat memantik dalam mengontekstualisasikan masalah, yaitu:

1.  Pendekatan apa yang telah dicoba untuk menyelesaikan masalah?. Dengan menjawab pertanyaan ini, solusi yang telah pernah dicetuskan dahulu tidak akan mengalami pengulangan dan tidak menemui jalan buntu. Selain itu, diperlukan pula peninjauan atas upaya yang dilakukan peneliti, organisasi atau perusahaan lain dalam mengatasi masalah yang dihadapi.
2. Apa kendala internal dan eksternal organisasi atau perusahaan dalam mengimplementasikan solusi?. Setelah meninjau dengan baik mengenai solusi yang pernah dilakukan dalam penyelesaian masalah dan menemukan gagasan yang baik sebagai solusi baru. Maka, diperlukan peninjauan kembali, baik dari segi internal maupun eksternal organisasi atau perusahaan seperti sumber daya, komitmen organisas, hak paten atau yang lainnya.

• Menuliskan masalah yang telah ditentukan. Menuliskan masalah ini seperti menulis rangkuman dari berbagai diskusi yang telah dilakukan, tentu perlu untuk menuliskan deskripsi masalah, serta berbagai alternatif solusi. Setelah menulis masalah, dilakukan penyaringan masalah sehingga diketahui penyebab utama masalah dan masalah-masalah yang kompleks apabila dipecah menjadi elemen-elemen tersendiri, akan mudah dilakukan penarian solusi atas masalah-masalah tersebut. Kemudian, penting pula mengevaluasi solusi dan mengukur kesuksesannya.

 

Berdasarkan penjelasan singkat mengenai pendefinisian masalah, diharapkan mampu dalam membantu organisasi atau perusahaan. Hal ini dikarenakan, masalah yang terdefinisi dengan baik akan menghasilkan solusi yang tepat. Selain itu, adanya pendefinisian masalah menjadikan organisasi atau perusahaan tidak gagal dalam menyelesaikan masalah yang dihadapi.

Maxima Indonesia, sebagai konsultan sektor publik, berupaya membantu organisasi atau perusahaan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi, agar organisasi atau perusahaan dapat bertransformasi dengan baik. Maxima Indonesia pun telah menjadi mitra beberapa sektor publik, seperti Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan dalam membantu pencarian dan implementasi solusi dari masalah karakter melalui Pendekatan Pendidikan Karakter. Selain itu, Maxima Indonesia juga bermitra dengan PT Bukit Asam dalam Upgrading Corporate untuk meningkatkan kualitas serta performa perusahaan, sehingga permasalahan internal yang akan muncul dapat terhindari.

 

Source:

Dwayne Spradlin. 2012. Are You Solving The Right Problem. https://hbr.org/2012/09/are-you-solving-the-right-problem [Diunduh pada 2 Agustus 2020]

Marty Schwan. 2017. The Importance of Problem Definition. https://www.qs2point.com/single-post/2017/09/04/The-Importance-of-Problem-Definition [Diunduh pada 2 Agustus 2020]

Michael Cooper. 2014. Defining Problems : The Most Important Business Skill You’ve Never Been Taught. https://www.entrepreneur.com/article/237668 [Diunduh pada 2 Agustus 2020]

Photo by Olav Ahrens Røtne on Unsplash